Donnez votre avis Géocalisation : suivre son inventaire depuis une application dédiée

Un meilleur suivi de son inventaire, et une géolocalisation des biens loués à des particuliers ou placés dans des entreprises : c'est la solution proposée par l'application MapYourTag. Disponible sur les périphériques sous Android et iOS, l'application est tournée vers les professionnels dont l'activité implique un déplacement réguliers d'outils.

L'application regroupe toutes les informations liées à des objets spécifiques : une date de location par exemple, ainsi qu'un lieu où il a été déposé. Mais plus qu'un inventaire accessible depuis le QR code ou l'étiquette NFC attribué à chaque objet, MapYourTag soumet également une géolocalisation des biens étiquetés. La géolocalisation est mise à jour lorsque l'objet est loué ailleurs ou déplacé.

A Tourcoing dans le Nord, Alexandra Magniez gère une officine de pharmacie. Elle a opté pour cette solution pour un suivi du matériel médical placé chez les particuliers, dans le cadre d'une hospitalisation à domicile ou de soins spécifiques à domicile.

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CCM : Quel besoin vous a poussé vers l'utilisation d'une solution de ce type ?

Alexandra Magniez : Nous gérons un parc de 40 lits médicaux, mais aussi des fauteuils roulants, des pèse-bébés ou encore des tire-lait. Il était de plus en plus compliqué de savoir où ils se trouvaient exactement. Les cahiers d'inventaires ne nous permettaient pas une traçabilité irréprochable et ils nous faisaient perdre pas mal de temps. C'est ce qui nous a poussé à chercher une solution permettant la traçabilité de matériel ou d'équipement sur mobile.

CCM : Comment utilisez-vous l'application au quotidien ?

A.M. : C'est assez simple. Chaque nouveau dispositif reçoit une étiquette munie d'un QR code. Avec l'application MapYourTag sur un téléphone, nous attribuons ce QR code au nouveau dispositif. Tout au long de sa vie, nous le scannons pour suivre son activité.
Par exemple, nous savons chez quel patient se trouve tel lit médical : son étiquette a été scannée lors de la livraison, et automatiquement géolocalisée.
Cela nous permet un vrai inventaire : à la création de l'étiquette, nous entrons les caractéristiques du dispositif médical (numéro de série, prix, date d'achat, fournisseur...).
Nous utilisons aussi l'application pour gérer les entrées et les sorties de dispositifs tels que le pèse bébé ou le tire-lait.

CCM : Est-ce qu'il vous a fallu du temps ou une formation particulière pour utiliser toutes les fonctionnalités proposées ?

A.M. : La prise en main est très facile. Pour l'utilisation de l'application sur mobile il n'y a pas besoin de formation. Nos collaborateurs utilisent le mobile comme un lecteur de code barre, en suivant les instructions comme sur toute autre application. Ils entrent des informations, cochent des cases ou sélectionnent des options puis ils valident.
Du côté administration de la solution, nous avons fait appel à l'assistance en ligne pour nous aider à paramétrer l'application pour nos différents usages.

CCM : Est-ce qu'un investissement particulier a été nécessaire ?

A.M. : Il n'y a pas eu pour nous d'investissement particulier si ce n'est l'abonnement au service, qui ne dépasse pas les 10 € par mois dans notre cas. Nous disposions déjà de smartphones. Nous avons acheté des centaines d'étiquettes pour y imprimer nos QR codes.

CCM : Quels avantages tirez-vous de l'utilisation de cette solution ?

A.M. : Il y a plusieurs avantages. Nous sommes passés d'un inventaire papier très aléatoire à une solution professionnelle de gestion de nos ressources. Nous gagnons énormément de temps dans l'utilisation au quotidien. L'adoption par nos collaborateurs de ce système est unanime.
Une fonction export nous permet de retrouver les dates d'immobilisations des dispositifs médicaux, qui sont ensuite transmises à la comptabilité.

Est-ce que selon vous, il y aurait des améliorations à apporter ?

A.M. : Celle que nous souhaitions est en fait tout juste disponible. Il s'agit de l'utilisation des étiquettes NFC. L'avantage pour nous est que ces étiquettes ne nécessitent pas l'emploi de la caméra du smart phone pour scanner l'étiquette posée sur nos appareils. C'est particulièrement utile lorsqu'on veut scanner, par exemple, un lit médical chez le patient afin de mettre à jour l'état de son lit, pour une livraison, une maintenance ou une réparation. Si l'accès n'est pas facile ou que l'éclairage n'est pas suffisant, il suffit d'approcher le smartphone pour que l'application reconnaisse l'étiquette NFC.
La prochaine mise à jour de cette application va nous permettre de recevoir des e-mails d'alerte. Par exemple lorsqu'on met à jour un dispositif, ou bien lorsque celui-ci n'a pas été scanné depuis un certain temps. Cela sera très pratique notamment quand un patient aura dépassé le délai.

A quel type de professionnel conseilleriez-vous l'utilisation de cette application ?

A.M. : Je recommande l'application aux entreprises qui veulent disposer d'une solution professionnelle d'inventaire et de suivi de leurs ressources. Au vu de la modularité de cette application, je pense qu'elle peut résoudre beaucoup de problématiques de ce genre pour les entreprises.